É fato que mais de 95% das empresas utiliza o Excel em suas demonstrações financeiras e relatórios analíticos em geral, mas é sempre bom estar atento a algumas boas práticas de seu uso, e as que descrevo aqui são basedas em observações de ambientes reais:
1. Planilhas são relatórios, não bancos de dados - grande parte dos erros atribuídos aos relatórios provém do fato que as planilhas armazenam os dados e produzem os relatórios; os dados que as planilhas utilizam para suas saídas de se originar APENAS DOS BANCOS DE DADOS, e o motivo é óbvio: apenas uma versão da verdade, sem alterações ou manipulações.
2. Planilhas com mais de 1mil linhas são desperdicio de esforço - se suas planilhas são muito longas em geral isso é um sinal de algo que deveria ser produzido pelo setor de TI;
3. Voltando à questão dos bancos de dados: Indentifique suas necessidades de informação e trace junto com sua gerência de TI uma política de extração de dados que contemple a frequência e o volume de informações necessário aos dados; em geral isso se consegue com o que chamamos de visões("views") - cópias lógicas dos dados que não podem ser alteradas e que refletem instantâneamente as informações produzidas no dia-a-dia.A cada movimento gerado, o sistema de banco de dados cria uma cópia virtual que pode ser acessada imediatamente e uma vez criada não demanda manutenção, salvo se houver mudança nos critérios de seleção dos dados. um exemplo de view pode ser um conjunto de lançamentos contábeis diários referentes às contas de despesas, classificados por empresa e data.
Seguindo essas dicas você com certeza poderá obter o máximo de suas planilhas, além de garantir a qualidade da informação e sua integridade.
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