A importância da visão dimensional em Demonstrativos Financeiros

A importância da visão dimensional em Demonstrativos Financeiros

Marco Aurelio Ribeiro

O Que existe em uma informação

Considere o seguinte relatório

Aqui vemos uma demonstração das contas a receber de uma empresa dentro de um período de alguns meses. O que você vê? Para encurtar, você vê um conjunto de períodos para UMA empresa. E nada mais?

Nesse relatório você vê uma unidade apenas – poderia ver mais o quê?  Então considere o seguinte:

a)      Empresas são consituidas de departamentos, logo essa visão poderia ser detalhada por departamento; na figura acima isso vai requerer  um novo relatório – não poderia estar tudo em um unico relatório?

b)      Num nivel mais alto, temos as corporações, conjuntos de empresas – o relatório podia começar  com a corporação e descer até unidades operacionais(departamentos).

c)       Temos também os centros de custo/produtos  como critério de visualização; se uma empresa possui mais de uma fonte de receita, então a planilha deveria mostrar esse nivel de detalhamento(“drill-down”).

Ou seja, o modelo apesar de servir ao seu propósito é incompleto e a informação surge fragmentada – não podemos neste relatório fazer mais detalhamentos ou criar visões alternativas da informação.

Agora considere o modelo abaixo:

Visão Consolidada por empresa

 Visão expandida por empresa

O que mudou?

Essencialmente acrescentou-se um novo critério (empresa) ao relatório – mas poderia ser qualquer outro critério: grupo de conta, periodo, centro de custo ou outro; isso dá a necessária segmentação para que o relatório seja revisto sob diversos critérios; podemos mudar a forma de visão, trocar livremente os campos analisados, incluir e remover fórmulas e totalizações.

Como isso ocorre?

Acrescentamos uma informação tabular – colunas e linhas oriundas de um banco de dados – sendo que essa informação tem como campos-chave todos os critérios de visualização desejados;

- Se uma empresa tem várias filiais ou empresas associadas: os codigos das filiais/empresas, totalizando no grupo;
- Se uma empresa possui diversas categorias de receita/despesa: devem ser incluidas;
- Se a empresa tem diversos departamentos que geram receita / despesa: adicionar os códigos dos departamentos;

Como produto obtemos uma visão hierárquica segmentada automaticamente. Então o modelo de registro para esse demonstrativo mostrar 100% do seu potencial seria:

Empresa+Departamento+Grupo de Conta+Conta+Periodo+valor apurado

Ao invés de fazermos isso manualmente, pedimos ao nosso pessoal de TI que extraia essas linhas diretamente do banco de dados e procedemos à formatação de um gabarito(template)
 

Relatório formatado a partir de consulta direta a a um banco de dados com visão dimensional ou hierárquica.

Cabe ressaltar que este é um exemplo muito simples do que pode ser alcançado, e sem nenhum tipo de programação.  No entanto, modelos mais complexos podem ser alcançados com a mesma política ao invés de gerarmos nós mesmos as fontes de dados.

 

Porque interagir com TI

É fato que na maioria das empresas os dados são  “acastelados” nos departamentos de TI, devido a diversos problemas – propriedade indevida(silos), problemas estruturais que impedem a correta distribuição, sistemas que surgiram sem o devido planejamento e informações em duplicidade em multiplos sistemas(uma vez eu visitei uma empresa que possuía dez cadastros de clientes sem a menor interação, o que causava problemas sérios de comunicação com o cliente).

Como analistas de informação nos atemos a dois fatores críticos: 1) A qualidade da informação e 2) a periodicidade com que prcisamos dela. Não nos cabe gerar informação salvo aquela que resulta das nossas análises – cabe ao departamento de TI agir como provedor da informação responsabilizando-se por sua integridade e qualidade final. Solicitando os dados para TI estamos assegurando que a informação provém de uma única fonte.

 

Conclusão

O Moderno analista financeiro e de informações em geral precisa entender melhor a questão da estrutura de informação, interagir com a área de tecnologia e sobretudo objetivar definir informação de qualidade para proceder à análise de resultados com segurança.  Só geramos dados com o nosso trabalho e se algo na empresa não funciona assim, cabe-nos notificar os gestores e proceder às alterações necessárias para normalizar o fluxo de tratamento de informação.