Embora de excelente apresentação e conteúdo, alguns fatores me chamaram à atenção, e o principal deles foi a excessiva carga manual de dados no sistema - tudo bem que estamos lidando com forecast e realizado de contas e seus grupos, mas o enfoque mostrado funciona em um dois anos e para apresentações simples, com apenas um grupo(no caso desse exemplo Despesas Administrativas Diretas, 1 única empresa) - mas e para empresas que consideram mais de 2 anos, são multi-empresa e precisam fazer "fotos" de receitas e despesas, comparar com forecasts e analisar desempenho sem uma ordem definida?
Os comentários a seguir provém de um analista de sistemas com mais de vinte anos analisando estruturas de relatórios e procurando formas de melhorá-los, logo, se alguem deste grupo não concordar com os comentários, por favor manifeste-se!
1. Problemas que eu vi na planilha
Veja o modelo enviado: encontrei três detalhes que de cara chamam a atenção ao se criar um modelo corporativo de relatório. Vejam o modelo abaixo:
Item de atenção #1 - Identificação do grupo - Foi feito manualmente(aparentemente) - poderia seguir a estrutura analitica do plano de contas ou manter alguma relação com este, permitindo a importação direta do sistema Contábil;
Item de Atenção #2 - Valores Realizados poderiam vir direto da Contabilidade e serem atualizados dinamicamente conforme a evoilução dos saldos contábeis - não sei se isso já ocorre, mas aqui cabe uma interface automatizada com certeza! Os valores projetados deveriam estar nessa demonstração mesmo que em exercicios anteriores para uma comparação constante de previsto x real.
Item de Atenção #3 - Meses - também devem possuir uma estrutura dinâmica que permita a todo o instante se avaliar o progresso da Contabilidade x Forecast
A Solução Proposta:
Desmembrar os valores em multiplas entradas de dados, com dados previstos e realizados para cada mes do exercicio, e nesse caso usamos entrar com os dados em banco de dados e depois em uma planilha com visualização por tabelas Pivot - aqui Excel e MS Access. Vamos exemplificar:
Criamos aqui uma estrutura de datra entry para capturar o realizado:
Convertemos essa estrutura para o banco de dados;
Capturamos esses dados da Contabilidade, obtendo a massa de resultado:
Você irá notar que essa estrutura permite que vejamos os valores em toda a hierarquia e que naveguemos dentro de um "cubo" com mais flexibilidade.
Exportando esses dados do Banco de dados para a planilha, temos uma estrutura de apresentação que na realidade engloba três tabelas:
- Grupos - os grandes grupos -
| Despesa Administrativa Diretas |
- Subgrupos
- Contas
Então fazemos uma estrutura de relacionamento:
essa estrutura de interligação de dados nos permite criar a seguinte massa de dados:
E o relatório dimensional resultante com tabelas Pivot
Com esse tipo de solução podemos capturar dados da contabilidade e expor uma estrutura mais complexa que a original, cobrindo multiplos grupos e subgrupos, periodos, empresas e contas.
Na nossa base de conhecimento vou expor a solução para uma estrutura multi-empresa e para dois anos, como no modelo original.
Em breve o link será disponbilizado para os assinantes.
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